Whistleblowing

Canali di segnalazione

RHOSS S.p.A. (di seguito “RHOSS”) è da sempre particolarmente attenta alla prevenzione dei rischi che potrebbero compromettere la gestione responsabile e sostenibile del proprio business e, coerentemente con la propria missione e al proprio sistema di controllo interno, alla possibilità di conoscere le situazioni critiche e di correggerle consolidando il rapporto di fiducia con gli stakeholder.

A tal fine, a garanzia della correttezza e trasparenza nella conduzione degli affari e delle attività svolte e a tutela della propria posizione e immagine aziendale, RHOSS ha predisposto appositi canali interni per ricevere segnalazioni di violazioni di normative interne o esterne, per come più dettagliatamente previsto nella policy dedicata (Whistleblowing Policy), garantendo la compliance alle disposizioni normative di cui al D.Lgs. del 10 marzo 2023 n. 24 in materia di whistleblowing e recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali“, nonché alle indicazioni fornite dall’ANAC in materia.

Nei limiti in cui l’anonimato e la riservatezza siano opponibili in base alle norme di legge, i canali di segnalazione interna attivati da RHOSS garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante (ove comunicata), dell’identità del segnalato e/o di eventuali terzi menzionati nella segnalazione, del contenuto della segnalazione, nonché dei documenti connessi alla stessa connessi, in ogni fase del processo di gestione della segnalazione.

Se vuoi fare una Segnalazione a RHOSS SpA accedi alla Piattaforma .

Chi può segnalare e relative tutele

I soggetti che possono segnalare e che godono della protezione in caso di segnalazione sono:

i legali rappresentanti, i soci, gli azionisti, gli amministratori, i dirigenti, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;
i membri di organi di controllo di RHOSS;
i dipendenti di RHOSS (qualunque sia l’inquadramento giuridico e contrattuale della prestazione, ivi compresi tirocinanti, volontari);
i soggetti terzi, le persone fisiche o giuridiche quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, collaboratori, lavoratori autonomi, liberi professionisti, consulenti, fornitori, subfornitori, appaltatori e sub-appaltatori;
gli altri soggetti che intrattengono rapporti contrattuali con RHOSS come collaboratori, business partners e/o – in ogni caso – chiunque agisca in nome, per conto o nell’interesse di RHOSS.

Tra i dipendenti sono altresì compresi i candidati ad un impiego presso RHOSS e coloro i cui contratti di impiego sono già terminati o non hanno ancora iniziato a decorrere.

Nei confronti dei segnalanti sono assicurate adeguate tutele, con particolare riferimento alla riservatezza dell’identità e alla confidenzialità delle informazioni contenute nella segnalazione, dalla presa in carico e durante tutte le fasi di gestione della segnalazione, entro i limiti previsti dalla normativa.

L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso del segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni e sono previste dalla legge espresse forme di protezione.

Non è ammessa alcuna forma di ritorsione (ad esempio, licenziamento, sospensione, mancata promozione, demansionamento, etc.), discriminazione o penalizzazione nei confronti del segnalante o di chiunque abbia preso parte all’investigazione, per motivi collegati, direttamente o indirettamente alla segnalazione. Se si ritiene di aver subito una ritorsione a causa della segnalazione, è possibile comunicarlo all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) tramite la piattaforma informatica dalla stessa gestita, accessibile al link: https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/

Si precisa che la tutela riconosciuta a chi segnala è altresì estesa a quei soggetti che potrebbero essere destinatari di ritorsioni, intraprese anche indirettamente, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione, e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante (c.d. soggetti assimilati) e, segnatamente a:

facilitatori: persone fisiche che assistono il segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, e che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo dello stesso e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
enti di proprietà – in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi – del segnalante o presso i quale il segnalante lavora.

Cosa può essere segnalato

Le segnalazioni possono avere ad oggetto qualsiasi informazione sulle violazioni, da intendersi quali comportamenti, atti od omissioni che ledono l’integrità di RHOSS S.p.A. e che consistono in:

violazioni della normativa nazionale o dell’Unione Europea applicabile;
condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n 231 (cd. “reati presupposto”) o violazioni del Modello 231 di RHOSS (che include la violazione del Codice di Condotta NIBE e del Codice di Condotta NIBE per i fornitori e/o di policy/procedure/linee guida/istruzioni operative interne o del Gruppo NIBE);
Ogni forma, minaccia o tentativo di ritorsione nei confronti del segnalante e/o dei soggetti protetti;
Condotte volte ad occultare le predette violazioni.

Le segnalazioni dovranno: i) essere effettuate in buona fede; ii) essere circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti; iii) riguardare fatti riscontrabili e conosciuti direttamente dal soggetto segnalante; iv) contenere tutte le informazioni necessarie per individuare gli autori dei fatti o delle condotte segnalate e ogni informazione utile per descrivere l’oggetto della segnalazione.

Sono vietate e sono passibili di sanzioni e/o azioni innanzi all’Autorità Giudiziaria, forme di “abuso” come segnalazioni manifestamente infondate, opportunistiche e/o effettuate con il solo scopo di danneggiare il segnalato, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o strumentale del meccanismo di segnalazione.

In caso di segnalazioni calunniose o diffamatorie il segnalante in malafede potrà essere chiamato a risponderne in sede penale e potrà essere attivato nei suoi confronti un procedimento disciplinare.

Non possono essere oggetto di segnalazione e, laddove segnalate non verranno prese in considerazione le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Canali di segnalazione interna e gestione della segnalazione

Al fine di garantire l’effettività del processo di segnalazione e fornire ampio e indiscriminato accesso ai segnalanti che vogliano effettuare una segnalazione, RHOSS mette a disposizione la Piattaforma Whistleblowing che consente di trasmettere le segnalazioni:

in forma scritta, anche in forma anonima, mediante compilazione guidata;
in forma orale attraverso il caricamento di file audio e/o del servizio di messaggistica vocale.

Inoltre, su richiesta del segnalante (inoltrata nelle forme innanzi descritte) la Segnalazione può essere effettuata anche mediante un incontro diretto, fissato entro un termine ragionevole della rispettiva richiesta.

La Piattaforma Whistleblowing è gestita da una società specializzata in sistemi aziendali per segnalazioni interne. I dati non vengono pertanto trasferiti, né gestiti tramite i server di RHOSS. Questo garantisce che le segnalazioni non possano essere tracciate sui server aziendali, i dati siano sempre protetti e vi abbia accesso esclusivamente il responsabile segnalazioni.

Ad ulteriore tutela dei segnalanti, RHOSS ha affidato la gestione dei propri canali di segnalazione interna ad uno Studio Legale Esterno, soggetto autonomo e dedicato, con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione – che:

rilascia al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 (sette) giorni dalla data di ricezione;
mantiene un’interlocuzione con il segnalante, alla quale potranno essere richieste, se necessario, integrazioni;
darà diligente seguito alle segnalazioni ricevute, secondo i principi di confidenzialità, tempestività ed imparzialità, valutando la segnalazione ricevuta e disponendo le necessarie verifiche finalizzate ad accertare se, sulla base degli elementi in proprio possesso, sia effettivamente avvenuta una violazione;
fornirà riscontro alla segnalazione entro 3 (tre) mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 (tre) mesi dalla scadenza del termine di 7 (sette) giorni dalla presentazione della segnalazione.

Le segnalazioni pervenute, le relative verifiche ed analisi e tutta la documentazione di riferimento, saranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.

Ogni trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali. Per saperne di più consulta l’informativa privacy Whistleblowing .

Chi riceve una segnalazione, in qualsiasi forma (scritta o orale), deve trasmetterla tempestivamente, e comunque entro 7 (sette) giorni dal ricevimento, tramite i predetti canali, dando contestuale notizia della trasmissione al segnalante (se noto) e garantendo l’assoluta riservatezza.

Clicca qui per trasmettere una segnalazione tramite la Piattaforma

Canale di segnalazione di Gruppo

A livello di Gruppo è stato implementato un sistema di allerta etico idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante. La Segnalazione può essere inoltrata per il tramite della piattaforma informatica WhistleB, accessibile da parte di tutti i segnalanti al link https://report.whistleb.com/it/NIBE

La piattaforma consente di trasmettere la segnalazione in forma scritta, anche in forma anonima ed in forma orale. Le Segnalazioni saranno gestite dal team di segnalazione di NIBE INDUSTRIER AB.

Canale di segnalazione esterno gestito da ANAC

Al ricorrere di una delle seguenti condizioni:

è stata effettuata una segnalazione interna, la quale, tuttavia, non ha avuto seguito. Si fa riferimento ai casi in cui il canale interno sia stato utilizzato ma il soggetto cui è affidata la gestione del canale non abbia intrapreso, entro i termini previsti dalla legge, alcuna attività circa l’ammissibilità della segnalazione, la verifica della sussistenza dei fatti segnalati o la comunicazione dell’esito delle analisi interne svolte. È bene precisare, pertanto, che per “avere seguito”, la norma non intende che le aspettative del segnalante, in termini di risultato della segnalazione, debbano essere necessariamente soddisfatte;
il segnalante, sulla base di circostanze concrete ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o determinerebbe condotte ritorsive (si pensi ad esempio all’ipotesi in cui il segnalante ha fondato timore di poter subire una ritorsione in ragione di situazioni ed eventi che si sono già verificati);
il segnalante ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico. Si fa riferimento, ad esempio, al caso in cui la violazione richieda in modo evidente un intervento urgente da parte di un’Autorità pubblica per salvaguardare un interesse che fa capo alla collettività quale ad esempio la salute, la sicurezza o la protezione dell’ambiente;

il segnalante può effettuare una segnalazione ricorrendo al canale di segnalazione esterno istituito a tal scopo dall’ANAC accessibile al link https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ (per i cui dettagli si rinvia alla pagina del sito istituzionale dedicata https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).

Divulgazione Pubblica

Fermo restando l’accesso prioritario al canale interno di segnalazione e il principio di buona fede cui la segnalazione si ispira, il segnalante può effettuare una divulgazione pubblica tramite la stampa, o mezzi elettronici, o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, al ricorrere di una delle seguenti condizioni:

il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ed esterna, ovvero direttamente esterna, e non è stato dato riscontro nei termini (come meglio specificato al paragrafo che precede) in merito alle misure previste o adottate per darvi seguito;
il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico (si pensi, ad esempio, ad una situazione di emergenza o al rischio di danno irreversibile, anche all’incolumità fisica di una o più persone, che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne gli effetti);
il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o non avere efficace seguito in ragione delle circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove, oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella stessa (si consideri, a titolo esemplificativo, il caso in cui chi riceve la segnalazione di una violazione, accordandosi con la persona coinvolta nella violazione stessa, non dia seguito a detta segnalazione in assenza dei presupposti).